Administrativ koordinator för Chalmers rektorsgrupp

Det här jobbet är hämtat från Arbetsförmedlingen, rekryteringen utförs inte av Manpower

Administrativ koordinator för Chalmers rektorsgrupp

Placering: 
Göteborg
Bransch: 
Ekonomi, Finans, Försäkring, Kontor, Administration, Kundtjänstarbeten, HR, juridik
Antal tjänster: 
1
Chalmers verksamhetsstöd är Chalmers organisation för stabs- och utredningsstöd till ledningen samt gemensam administration och service till institutioner och andra enheter. Verksamheten är organiserad i nio avdelningar; Operativt och strategiskt stöd, Student- och utbildningsavdelningen, Planering, analys och ekonomi, Kommunikation och marknad, Projekt- och processkontoret, HR-avdelningen, Ledningsstöd, IT-avdelningen och Serviceavdelningen. Inom Chalmers verksamhetsstöd arbetar ca 500 personer med att långsiktigt säkerställa ett effektivt och väl fungerande verksamhetsstöd av hög kvalitet. Verksamheten är processorienterad mot Chalmers fyra målbilder: utbildning i världsklass, excellent forskning, effektivt nyttiggörande och en utmärkt intern miljö.


Information om avdelningen
Vi söker Dig som vill vara med och utveckla professionellt stöd till Chalmers ledning. Ett effektivt sådant stöd är centralt i en välfungerande organisation och ger rektorerna bästa förutsättningarna för att leda och utveckla verksamheten till att bli en mycket framgångsrik teknisk högskola med högt anseende. Avdelningen för ledningsstöds uppdrag är just att ge effektivt och professionellt dagligt stöd till ledningen och hantera frågor som rör hela Chalmers verksamhet. Vi har funktioner som arbetar med övergripande verksamhetsplanering, administrativt stöd, strategisk samverkan, juridik, lokalplanering, risk- och säkerhetsfrågor, arkiv och registratur mm.

Beskrivning av tjänsten
Du kommer att ansvara för att koordinera och lösa en stor mängd stora och små frågor, kopplat till rektorernas uppdrag. I arbetet ingår framför allt att planera, koordinera och stötta den dagliga ruljangsen inom rektorsgruppen i form av mötes- och resebokning samt bedömning och hantering av interna och externa frågor på lång och kort sikt. Du kommer främst att vara assistent till pro- och vicerektorerna men även arbetsuppgifter för rektor och rektorsfunktionen som helhet ingår.

Du har en viktig roll i att ta emot ärenden och se till att de handläggs och besvaras på rätt sätt. Du kommer att vara en ambassadör för Chalmers och vara ett ansikte utåt i dina många kontakter. I din koordinerande roll kommer du att få en mycket god överblick över pågående frågor på Chalmers som helhet.

Anställningsform
Tillsvidareanställning på heltid.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har erfarenhet av och goda kunskaper inom kvalificerad administration. Vi vill att du har relevant akademisk utbildning eller annan vidareutbildning. Du är utvecklingsorienterad och vill vara med och utveckla arbetssätt och rutiner för att tillsammans med dina kollegor kunna ge ett robust administrativt stöd till rektorsgruppen. Du är lyhörd, serviceinriktad och tydlig och har god förmåga att kommunicera i tal och skrift, både på svenska och engelska.

Du har förmågan att ligga steget före i planeringen för att underlätta vardagen för de du stöttar. Du är uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och anstränger dig för att leverera lösningar.

Vidare är du en strukturerad och engagerad person som månar om kvaliteten i ditt arbete. Du ser helhet såväl som detaljer och du kan prioritera i ett stort flöde. Du tycker att det är självklart att samarbeta och nätverka med andra, men har samtidigt integritet och hanterar information med gott omdöme. Du har ett professionellt förhållningssätt i alla kontakter, såväl internt som externt.

Är Du den person som vi söker?

Chalmers arbetar aktivt för att vara en attraktiv arbetsgivare. Jämställdhet och mångfald är viktiga grunder för all verksamhet på Chalmers.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska vara märkt med Namn, Ref 20180606 och dokumenten sparas som PDF-filer enligt nedan:

CV

Personligt brev
• 1-2 sidor

Övrigt (valfritt)
• Eventuella intyg, betyg etc. Referenser lämnas vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag: 18 februari, 2019

Vid frågor, vänligen kontakta
Avdelningschef vid Ledningsstöd, Arne Svensson
Telefon: 031-7721751

*** Chalmers undanber sig alla erbjudanden om ytterligare jobbannonsering eller rekryteringsstöd i samband med denna rekrytering. ***
 



Chalmers vision är att aktivt medverka till en hållbar framtid. Vår forskning och utbildning inom teknik, naturvetenskap, arkitektur och sjöfart bedrivs i nära kontakt med omvärlden. Strategin för att nå vetenskaplig excellens förverkligas inom åtta styrkeområden; Energi, Informations- och kommunikationsteknologi, Livsvetenskaper, Materialvetenskap, Nanovetenskap och nanoteknologi, Produktion, Samhällsbyggnad och Transport. De grundläggande vetenskaperna utgör basen och hållbarhet, innovation och entreprenörskap är viktiga drivkrafter. Chalmers har omkring 11 000 studenter och 3000 anställda. Utveckling och förnyelse har präglat Chalmers ända sen starten 1829, helt enligt grundaren William Chalmers motto: Avancez!
Sista ansökningsdag
2019-02-17