Ordningsam administratör till stor myndighet!

Nu har vi en ledig tjänst som administratör med arkivhantering på Sveriges största myndighet!

Placering: 
Stockholm
Bransch: 
Kontor, Administration
Antal tjänster: 
1

Ledigt jobb!

Inköpsenhet på Sveriges största myndighet har behov av en administratör med kunskap om arkivering som är med och bidrar aktivt till att Inköpsenheten har och bibehåller en välfungerande offentlig förvaltning, med informationsförvaltning som en del. Stationeringsort för uppdraget är i myndighetens lokaler i Stockholm. Inköpsenheten är en del av ekonomiavdelningen, som ansvarar för Polismyndighetens finansiella styrning inklusive miljöledning, lokalförsörjning, service, inköpsverksamhet och verksamheten som bedrivs vid ekonomienheterna inom en polisregion eller en avdelning.

Du blir anställd av Manpower och uthyrd till kund. Uppdraget är belagt på heltid med start 14 januari eller så snart registerkontroll är godkänd. Uppdraget pågår i 6 månader med chans till förlängning.

Uppdragets syfte är att genom varierade arbetsuppgifter samordna och effektivisera inköpsenhetens behov inom ramen för en administrativ roll och bidra till en ökad kvalitet i myndighetens informationsförvaltning. Genom en relationsskapande roll agerar administratören som stöd och representant av Inköpsenheten gentemot myndighetens
övriga verksamheter samt gentemot allmänheten.

Arbetsuppgifter:

  • Arbetet innebär bl.a. att:
  • Utföra administrativa arbetsuppgifter som t ex
  • Hantera
  • Dagordning till enhetens beredningar
  • Nycklar och inpassering (för medarbetare i Stockholm)
  • Kvitton för utlägg/egenrapportering i Palasso
  • Samordna arbetet med enhetens rekryteringar
  • Göra beställningar i Agresso Inköp och IT-webbshop (för medarbetare på i Stockholm)
  • Beställa förtäring och blommor vid avtackningar, födelsedagar m.m.
  • Göra beställningar till Kundcentrum av saker som behöver fixas.
  • Vara ett operativt stöd till verksamheten
  • Vara ett stöd till enhetens ledningsgrupp
  • Boka möten inklusive lokaler
  • Arbeta utifrån fastlagda rutiner
  • Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ
  • Gör analyser av exempelvis förändringar i befintlig struktur för anpassning till verksamhetens behov
  • Hantera och delta vid enhetens utlämnande av allmänna handlingar
  • Ansvara för enhetens närarkiv
  • Ansvara för enhetens beslutshantering (dokumentation och uppföljning)


Vem du är

Vi söker dig som har minst tre års arbetslivserfarenhet inom administration och har viss erfarenhet av arbete i arkiv. Du har minst en gymnasial utbildning, kan skriva och tala svenska och engelska obehindrat och är systemkunnig. Att du är självgående i Officepaketet är en självklarhet. Vi ser gärna att du har kunskaper i fler affärssystem, så som Agresso och Palasso.

Meriterande erfarenheter:
Tidigare erfarenhet av informationsförvaltning i form av arkivering så som:
o Bedriva arkivvård för att arkivhandlingarna ska kunna bevaras så
säkert som möjligt
o Vägleda medarbetare i frågor om arkiv- och dokumenthantering
o Ordna och förteckna arkiven enligt av Riksarkivet fastställda föreskrifter
o Bemöta och vägleda allmänheten vid önskemål om att ta del av arkiverade
handlingar och uppgifter
Erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen

Vi ser att du som söker är en noggrann, stresstålig och flexibel person.Du känner stort ansvar och är lösningsorienterad. Du är prestigelös, positiv och gillar att arbeta både i grupp och enskilt.

Vad kan vi på Manpower erbjuda dig?
Vi på Manpower hjälper dig att forma din framtid utifrån din kompetens samt dina behov och önskemål. Vi samarbetar med många attraktiva företag och kan öppna dörren till intressanta och spännande uppdrag. Som resurskonsult hos oss får du en anställning med allt vad det innebär i form av marknadsmässig lön, övertidsersättning, semester, tjänstepension och försäkringar enligt kollektivavtal. Friskvårdsbidrag och företagshälsovård ingår också.

Vill du veta mer?
Urval och presentationen till kunden kommer ske löpande, så ansök idag! Har du frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Åsa Karlsson på asa.karlsson@manpower.se

Välkommen med din ansökan!

Sista ansökningsdag
Sök idag! Tjänsten tillsätts under ansökningstiden