Är du vår nya oumbärliga Kontorskoordinator?

Det här jobbet är hämtat från Arbetsförmedlingen, rekryteringen utförs inte av Manpower

Placering: 
Stockholm
Bransch: 
Ekonomi, Finans, Försäkring, Kontor, Administration, Kundtjänstarbeten, HR, juridik
Antal tjänster: 
1
Heimstadens kontor i Stockholm växer och vi söker därför efter dig som brinner för att stödja dina kollegor och som kan vara den ordningssamma spindeln i nätet som sprider trivsel och värme; i form av Kontorskoordinator för kontoret samt Avdelningsassistent för Nyproduktionsteamet.
I arbetsuppgifterna ingår att:
Ansvara för receptionen och att ta emot besökare
Förbereda och supportera vid externa och interna möten (fixa fika, tillse att mötesrum är i ordning m.m.)
Hantera beställningar av luncher, frukost m.m. till möten, utbildningar (se till att kaffe finns/maskiner fungerar etc.)
Säkerställa  att  städning/växtskötsel  fungerar  och  att  det  är  mycket  god ordning  i  lokaler och kök
Ansvara för säsongspyntning och fika (jul, kanelbullens dag, påsk m.m.)
Ansvara för posthanteringen (sortera och dela ut på kontoret, skicka rek.brev osv.)
Hantera beställningar till kontoret t.ex. tillse att kontorsutrustning fungerar och kontorsmaterial alltid är påfyllt (kopiator, frankeringsmaskin m.m.)
Organisera ev. kundevent på kontoret
Organisera interna event så som AW, sommarfest m.m.
Supportera vid uppvaktningar, tillställningar samt mottagande av nyanställda (sätta i ordning rum, ordna blommor m.m.)
Vara lokalansvarig för kontoret; ansvara  för  utlämning  av  nycklar, tags mm. Hantera  poolbil, lånecyklar m.m.
Vara kontaktperson gentemot vår hyresvärd; felanmälningar osv.
Hjälpa till med administrativa uppgifter på Nyproduktionsavdelningen såsom kopiering, skrivarbete , mötesbokningar, ta fram presentationsmaterial, förkontera fakturor mm.
I den här rollen arbetar du självständigt men också som en del i ett  team där vi skapar en verksamhet och kultur som gör att våra hyresgäster upplever oss som en god hyresvärd. Du har en oerhört viktig roll i kundupplevelsen, då du i många fall är den första personliga kontakten som våra kunder har med oss.
Du blir en del av vårt Nyproduktionsgäng och bidrar till att vi jobbar effektivt med hög trivsel.
För att klara av utmaningen som Kontorskoordinator och Avdelningsassistent i vår snabba, entreprenöriella miljö har du:
Minst tre års erfarenhet från roller i reception eller som assistent/administratör/chefsassistent
Lägst en Gymnasieexamen
Uttrycker dig flytande i svenska och engelska i tal och skrift (andra skandinaviska språk är meriterande)
Kunskap i MS office
B-körkort
Som person är du en glad energispridare och duktig kommunikatör. Du har service i blodet och får en kick av att se andra bli mer effektiva/glada/mätta tack vare dig. Du är driven med egen initiativförmåga och med mod att ifrågasätta och hela tiden jobba för att hitta smarta (re) sätt att jobba. För att fixa vår miljö är du stresstålig – och med förmåga att prioritera. Du behöver vara strukturerad och organiserad – med den nästan omöjliga kombinationen att samtidigt vara flexibel och kunna ta snabba kast i agendan. Vi ser det som självklart att du lever upp till våra kärnvärden Care, Share, Dare. Läs gärna mer om vår kultur, här: https://heimstaden.com/jobba-har/
Tjänsten är en heltidstjänst och du blir placerad på vårt huvudkontor i Stockholm, där du rapporterar till vår Chef för Nyproduktion.
Välkommen med din ansökan! (Vi väntar på dig - vad väntar du på?!)