För Emil Schelin, Head of Enterprise på Manpower och ansvarig för en stor del av vår operativa verksamhet i Sverige, är svaret tydligt: det handlar om kommunikation, närvaro och förtroende.

”I grund och botten, enligt mig, så är medarbetarsamtalet ett bra tillfälle att fånga upp det som inte är affärsrelaterat eller händelsestyrt.”

Med över två decennier i ledande roller har Emil byggt sin syn på medarbetarsamtal genom praktisk erfarenhet, från vardagens operativa beslut till strategiska frågor och kulturbyggande.

Samtalet börjar långt innan mötet

En av de viktigaste delarna i Emils syn på medarbetarsamtal är att de måste ses som en del av en större helhet.

”Nyckeln till att kunna ha den här typen av samtal är det som händer emellan.”

När kommunikationen sker kontinuerligt finns det inga överraskningar i medarbetarsamtalet. Innehållet är känt men samtalet kan ge nya perspektiv. Om dialogen däremot uteblir mellan samtalen riskerar medarbetare att bygga upp egna tolkningar och scenarier. Då kan mötet bli tungt och defensivt snarare än utvecklande.

Det betyder att kvaliteten i medarbetarsamtalet till stor del avgörs av hur ledarskapet fungerar i vardagen.

Från avrapportering till verklig dialog

Många organisationer har tydliga mallar och strukturer för medarbetarsamtal, och det kan vara bra. Men enligt Emil får formen inte ta över. Blir samtalet bara en avrapportering tappar det sin mening.

”Det finns många medarbetarsamtal som är rena avrapporteringar och då finns det ingen mening att ha det. Det kan man ha via ett mejl.”

Ett riktigt bra samtal kännetecknas istället av:

• Öppen dialog
• Reflektion
• Ömsesidig respekt
• Närvaro

När samtalet landar rätt finns en gemensam förståelse. Det handlar inte om att försvara sig, utan om att utvecklas tillsammans.

Fysiska möten bygger kultur

Digitala verktyg har förändrat arbetslivet. Men när det gäller medarbetarsamtal förespråkar Emil fysiska möten. Kultur, engagemang och relationer byggs starkare när människor möts i samma rum.

”Det händer någonting med människor i ett fysiskt möte.”

Digitala möten kan fungera, men bör vara undantag snarare än norm. Ett fysiskt samtal ger bättre förutsättningar för att läsa av nyanser, kroppsspråk och engagemang.

Minst lika viktigt är att mötet är ostört. 

”Ta bort alla störningsmoment som finns. Då kommer du hur långt som helst.”

Telefoner, öppna datorer och parallella uppgifter signalerar brist på respekt. Ett medarbetarsamtal kräver fullt fokus.

Förberedelse är ett delat ansvar

Hur mycket ska man då förbereda sig?

Enligt Emil är det medarbetarens ansvar att vara förberedd kring sitt uppdrag och sina resultat, oavsett om det gäller siffror, projekt eller andra leveranser.

Chefens ansvar ligger främst i att vara närvarande.

”Man ska vara närvarande och man ska vara fokuserad på individen.”

Inför samtalet behöver chefen även vara uppdaterad kring nuläget och reflektera över utvecklingen sedan sist: Vad har hänt? Vad fungerar bra? Var finns utvecklingsmöjligheter? En genomtänkt bild av situationen skapar tydlighet och trygghet i dialogen.

Förtroende och psykologisk trygghet

Ett medarbetarsamtal kan ha rätt struktur, rätt frågor och gott om tid, men utan förtroende tappar det sitt värde. Det är relationen mellan chef och medarbetare som avgör om samtalet blir meningsfullt eller bara en punkt i kalendern.

”Utan ett förtroende eller ömsesidig respekt är inte medarbetarsamtalet värt så mycket.”

Förtroende byggs över tid genom tydlighet och konsekvens. Genom att vara samma person oavsett situation och stå för det man säger. När ledarskapet är äkta skapas trygghet. Psykologisk trygghet växer fram när medarbetare vågar vara öppna: dela idéer, lyfta problem och ställa frågor utan oro för negativa konsekvenser. Det är då utveckling blir möjlig.

För organisationer innebär det att medarbetarsamtalet inte bara är ett verktyg för uppföljning utan en temperaturmätare på kulturen.

Resultat, utveckling och människa 

På Manpower arbetar vi med människor som vår kärnverksamhet. Våra konsulter är ute hos kund varje dag och deras prestation påverkar kundens affär direkt. Därför är resultat en självklar del av medarbetarsamtalet, men det är aldrig hela bilden.

Emil är tydlig med att samtalet måste rymma mer än siffror.

“Grunden i medarbetarsamtalet är arbetsinnehållet: vilket ansvarsområde jag har och vad jag förväntas prestera. Men i grund och botten handlar det också om kommunikation.”

I en bransch där uppdrag, tempo och livssituationer kan förändras snabbt behöver dialogen också fånga människan bakom resultaten. För oss handlar det om att koppla samman tre perspektiv: leverans i uppdraget, individuell utveckling och individens situation. När medarbetare känner sig sedda och lyssnade på skapas bättre engagemang och i förlängningen starkare och mer hållbara resultat för våra kunder.

Det är där medarbetarsamtalet blir mer än en uppföljning. Det blir en investering i kvalitet, relation och långsiktig prestation.

Ett enkelt men avgörande råd

Om Emil ska sammanfatta sitt viktigaste råd till chefer är det detta:

”Lyssna.”

När chefen är fullt närvarande händer något i rummet. Förtroendet stärks. Engagemanget växer. Resultaten förbättras.