Att ha säkra och skalbara processer för onboarding är särskilt viktigt för företag inom sektorer där personalbehovet snabbt förändras, exempelvis inom lager och logistik. Många gånger finns det ett behov av att anställa flera personer samtidigt, vilket ställer extra höga krav på onboardingen. Den innehåller ofta viktiga säkerhetsutbildningar som alla ska ta del av, samtidigt som onboardingen behöver anpassas utifrån faktiska arbetsuppgifter och erfarenheter för att vara relevant, effektiv och träffsäker.
Tips för att kunna skala upp din onboarding - inom industri- och logistikbranschen
Har ni råd att sköta onboardingen själva?
Många företag tänker inte på att de kan vinna tid och kvalité genom att låta en extern partner bemanningspartner sköta både rekrytering och onboarding. Fundera väldigt noga på detta - vad som hade varit mest effektivt, både resurs- och kvalitetsmässigt.
Digitalisera - på rätt sätt!
När ni ska skala processer - oavsett om det handlar om rekrytering eller onboarding så är en hög digital mognad och nivå en viktig parameter i framgångsfaktorn. Att använda tjänster som digital signering och plattformar som är lättillgängliga för både kandidat och företag gör att ni slipper många arbetsuppgifter. Att sätta er ned och fundera över vilka steg i onboardinprocessen som ni skulle kunna digitalisera kan vara mycket välinvesterad tid. Digitalisering på rätt sätt handlar inte om att ha dokument på en server utan istället ett system där det mest sker automatiserat.
Bygg in luft
Att bygga in tid i onboardingprocessen blir som ett sätt att säkra kvalité eftersom det minskar riskerna för slarvfel och stressrelaterade missar. På detta sätt kan ni på ett snyggt sätt göra individanpassade ändringar för respektive medarbetare, utan att det blir stressigt.
Ni måste vara proffs på planering och struktur
Vilka personer ska ha access till vilka system och rättigheter? Att anställa 20 personer på en och samma dag kräver en del. Tanken är ju inte att ni bara ska klara av det utan också leverera ett bra första intryck till de nya medarbetarna.
Inga snabba beslut - tänk igenom innan
Stress skapar ofta snabba beslut som (inte så sällan) visar sig vara ogenomtänkta och det skapar i sin tur istället merjobb. Inom branscher som exempelvis industri och logistik kan det sluta illa eftersom slarvfel vid säkerhetsutbildningar eller andra föreskrifter kan få allvarliga konsekvenser - inte bara för individerna, utan också för företaget.
Uppdatera allt material kontinuerligt
De allra flesta har varit med om en onboarding och tagit del av företagsinformation som inte varit riktigt uppdaterad. Detta ger ett oproffsigt intryck till den nya medarbetaren. Ta gärna lite tid att se över sånt som borde uppdateras. Informationsmaterial, checklistor och instruktioner - se över allt så att det är uppdaterat.
Lär dig mer om hur du yckas du med onboarding. Ladda ner guiden som ger dig de bästa tipsen för introduktion av ny personal.
Praktiska tips vid onboarding inom industri och logistik
Se till att allt är klart - innan första dagen
För för er skull som företag - och för den nya medarbetaren - se till att så mycket som möjligt är klart redan innan första dagen. Helst allt. Så fort anställningsavtalet är signerat med de nya medarbetarna kan ni börja samla in all information ni behöver för att förbereda första dagen. Ska det beställas arbetskläder och skor så gäller det att fånga upp storlek och modell direkt. Behövs passerkort eller andra typer av handlingar inför startdagen? Har ni allt på plats kommer första arbetsdagen och introduktionen att bli så effektiv som möjligt. Och det ger inte minst ett riktigt bra intryck!
Under första dagen
Det första som ska ske är att du går igenom allt det praktiska. Börja förslagsvis med att samtliga får prova sina nya arbetskläder innan ni kör igång. och Lös eventuella brister direkt så att alla nyanställda har fullt fokus på övriga delar av introduktionen Gå igenom alla olika rutiner. Vad gäller om det sker en olycka? När man är sjuk eller vill vara ledig? Vilka är närmaste chefer och vilka telefonnummer ska de ringa i vilka situationer? Räta ut alla frågetecken så att alla har koll på detta så fort som möjligt.
Vår erfarenhet är att alla företag inom industri och logistik bör ha en första grundläggande genomgång av säkerheten, samt en rundvisning av hela produktionen där nya medarbetare se hur allt fungerar samt säga hej till övriga i personalen. Detta är viktigt för att de nya medarbetarna snabbt ska få koll på i vilken del av produktionen som de jobbar och få en förståelse för hela processen. Också såklart viktigt att få koll på saker som toaletter, kaffeautomater, olika fikarum eller var restaurangerna finns där teamet äter lunch.
Full koll på säkerhet och olika behörigheter
Relevanta utbildningar ska vara avklarade innan den nya medarbetaren börjar jobba. Hur och var ni gör dem kan variera - men en regel är att samtliga säkerhetsutbildningar är prioriterade och ska vara avklarade så snart som möjligt, gärna första dagarna på nya jobbet. Det beror lite på hur lång inlärningsperioden är. Låt det aldrig bli struligt med access till utbildningssystem
Boka tid med fackklubben på plats
Att boka tid med den lokala fackklubben är viktigt. På ett lager eller industrijobb är det mycket att ha koll på när det gäller skift, löner och vilka tider och ersättningar som gäller vid olika tillfällen. De nya medarbetarna ska gärna ha full koll på avtalet för att det inte ska bli några missförstånd senare. Något som oerfarna och nyrekryterade inte alltid tänker på är att produktionen ofta rullar både nätter och helger. Då blir det extra viktigt att veta vad som gäller kring arbetstider, vila och ersättningar.
Så lyckas du med onboarding!
Guiden som ger dig de bästa tipsen för introduktion av ny personal
